효율적인 보고 체계와 회의 문화는?

회의는 짧게, 보고는 글로. 이게 원칙이다. 주간 팀 미팅 30분이면 된다. 안건 3개 이하, 결론 내고 끝내라.

회의 원칙: 1) 시간 제한—30분 타이머 걸어라. 넘어가면 다음 회의로. 2) 안건 사전 공유—회의 당일에 “오늘 뭐 할까요?” 하면 시간 낭비. 전날까지 안건을 공유해야 한다. 3) 결론 필수—“이야기 좋았어요” 말고 “누가, 뭘, 언제까지” 결정. 4) 회의록 당일 공유—Q68 참고.

보고 원칙: 구두가 아니라 문서(노션, 구글독스 등)로 남겨라. 구두 보고는 증발한다. 보고 양식은 단순하게: “이번 주 한 일(3줄), 다음 주 할 일(3줄), 막힌 것(1~2줄).”

이 정도면 충분하다. 벤처스퀘어는 매주 월요일 30분 전체 회의 + 일일 스탠드업 10분으로 운영한다. 스탠드업은 말 그대로 서서 하는 미팅이다. 앉으면 길어지기 때문이다. 각자 30초씩 “오늘 할 일, 어제 한 일, 막힌 것” 공유하고 끝.

10명이 해도 5분이면 된다. 회의 시간이 1시간 넘어가면 뭔가 잘못된 것이다. 보통 이유는: 1) 의사결정권자가 없다(대표가 안 왔는데 결정을 해야 한다), 2) 준비 안 된 안건이 올라왔다, 3) 한 명이 독점적으로 말하고 있다. 이 세 가지를 해결하면 30분 안에 끝난다.

그리고 불필요한 회의를 없애라. “이 회의가 없으면 뭐가 달라지나?” 질문해 봐라. 답이 “별로 안 달라진다”면 그 회의는 없앨 수 있다.

미국 기업 조사에서 직장인의 72%가 “불필요한 회의가 많다”고 답했다. 회의를 줄이면 실제 일하는 시간이 늘어난다.